GDPR – Algemene Verordening Gegevensbescherming

1. Inleiding

Windels Andy, handelend onder de naam Windels Green & Deco Resin, hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Met deze GDPR-pagina informeren wij u over hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, beveiligen en welke rechten u heeft onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Dit beleid geldt zowel voor bestellingen via uitvaartpartners als voor rechtstreekse particuliere bestellingen via onze webshop.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Windels Andy
Handelsnaam: Windels Green & Deco Resin
Beukenlaan 8, 3930 Hamont-Achel, België
E-mail: info@windelsgreen-decoresin.com
Ondernemingsnummer (BE): 0803.859.883

3. Persoonsgegevens en doeleinden van verwerking

Wij verwerken enkel persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor:

• Uitvoering en opvolging van bestellingen en dienstverlening (partner- of particuliere bestellingen)
• Communicatie met uitvaartpartners en/of nabestaanden/particulieren
• Betalingsverwerking voor particulieren via Mollie (online betaalplatform)
• Facturatie en boekhouding via Onfact (elektronische facturatie)
• Naleving van wettelijke verplichtingen (boekhouding en fiscaliteit)

Afhankelijk van het gekozen bestelproces en de facturatie-instellingen kunnen dit gegevens zijn van nabestaanden/particulieren of van uitvaartpartners (zie ook ons privacybeleid).

3.1 Categorieën persoonsgegevens

• Identificatie- en contactgegevens: naam, adres, e-mail, telefoon
• Bestelgegevens: gekozen product(en), personalisatie, as-verwerking (operationele info)
• Facturatie- en betaalgegevens: factuuradres, bedrijfsgegevens (partners), betaalstatus, betaalreferentie (via Mollie)
• Technische gegevens: IP-adres, bestel- en transactietijdstempels, logbestanden

3.2 Rechtsgronden

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b GDPR): verwerking noodzakelijk voor het plaatsen/leveren van de bestelling
• Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c GDPR): fiscale/boekhoudkundige bewaarplichten
• Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f GDPR): bedrijfsvoering, fraude- en veiligheidsdoeleinden
• Toestemming (art. 6, lid 1, onder a GDPR): waar vereist (bijv. opt-in communicatie)

3.3 Nieuwsbrief & Mailinglijst

Wij bieden klanten en geïnteresseerden de mogelijkheid om zich in te schrijven op onze nieuwsbrief en mailinglijst. Hierbij verwerken wij uitsluitend uw naam en e-mailadres. Deze gegevens worden enkel gebruikt om u periodiek nieuws, productupdates, promoties of belangrijke mededelingen te bezorgen.

De verwerking van persoonsgegevens voor nieuwsbrief- en mailingdoeleinden gebeurt uitsluitend op basis van toestemming overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder a GDPR.

Deze toestemming wordt actief verkregen via een inschrijfformulier (opt-in) en kan op elk moment worden ingetrokken, zonder dat dit gevolgen heeft voor andere diensten of bestellingen.

Intrekking van toestemming kan via de uitschrijflink onderaan elke e-mail of door contact op te nemen via info@windelsgreen-decoresin.com.

4. Bestel- en betaalstromen

Uitvaartpartners: partners plaatsen bestellingen in de beveiligde partneromgeving. Facturatie verloopt via Onfact met de ingestelde betaalperiode (per order, per week of maandelijks) en het gekozen facturatie-adres (nabestaanden of partner).

Particulieren: particulieren kunnen rechtstreeks bestellen in het publieke deel van de webshop en onmiddellijk online betalen via Mollie (o.a. Bancontact, iDEAL, creditcard). De bestelling gaat pas in productie na succesvolle betaling. De klant ontvangt een digitale bevestiging en betalingsbewijs per e-mail.

Levering/afhaling: voor partnerbestellingen verloopt overdracht via de uitvaartdienst. Voor particuliere bestellingen kan levering of afhaling rechtstreeks voorzien worden volgens de gekozen optie bij de bestelling.

5. Verwerkers en ontvangers

• Mollie – betalingsverwerker voor particuliere betalingen (ontvangt enkel de gegevens die nodig zijn voor veilige betaling)
• Onfact – facturatieplatform voor opmaak, verzending en opvolging van facturen
• Uitvaartpartners – ontvangen enkel de noodzakelijke gegevens voor uitvoering en overdracht van bestellingen
• Logistieke/koeriersdiensten – ontvangen uitsluitend minimale leveringsgegevens bij particuliere verzendingen

Met elke verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst en nemen wij passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen.

5.1 PEPPOL (elektronische facturatie via Onfact)

Voor Belgische btw-plichtige ondernemingen kan de facturatie verlopen via PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line), een beveiligd Europees netwerk voor elektronische facturatie. Deze verzending gebeurt uitsluitend via ons facturatieplatform Onfact, dat optreedt als erkend PEPPOL-toegangspunt.

Indien de ontvanger aangesloten is op PEPPOL, wordt de factuur als gestructureerde elektronische factuur (machineleesbaar formaat) afgeleverd via het PEPPOL-netwerk aan de boekhoudsoftware of het e-facturatiesysteem van de ontvanger.

Welke gegevens worden via PEPPOL verwerkt?
Enkel de strikt noodzakelijke facturatiegegevens, waaronder:

• Identificatie- en adresgegevens van de facturatie-ontvanger
• Ondernemingsnummer en/of btw-nummer (indien van toepassing)
• Factuurnummer, factuurdatum en bedragen
• Btw-regels en omschrijving van de geleverde goederen of diensten

Buitenlandse partners of organisaties zonder PEPPOL blijven facturen ontvangen als PDF per e-mail via Onfact. In dat geval worden geen factuurgegevens via het PEPPOL-netwerk verzonden.

De verwerking van persoonsgegevens in het kader van PEPPOL-facturatie gebeurt op basis van wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b en 6, lid 1, onder c GDPR).

6. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden bewaard zolang nodig voor de uitvoering van de dienstverlening of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Factuur- en boekhoudkundige gegevens bewaren wij doorgaans 7 jaar.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• SSL/TLS-beveiliging van onze webshop
• Versleuteling van gevoelige gegevens
• Strikte toegangscontrole en logging
• Back-up en dataminimalisatie

8. Rechten van betrokkenen

U heeft volgens de GDPR de volgende rechten:

• Recht op inzage (artikel 15)
• Recht op rectificatie (artikel 16)
• Recht op gegevenswissing (artikel 17)
• Recht op beperking van verwerking (artikel 18)
• Recht op overdraagbaarheid (artikel 20)
• Recht van bezwaar (artikel 21)

U kunt deze rechten uitoefenen via info@windelsgreen-decoresin.com. Indien uw bestelling via een uitvaartpartner liep, kan uw verzoek ook via die partner verlopen.

9. Klachten

Indien u vindt dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

10. Contact

Voor vragen, verzoeken of klachten in verband met ons GDPR-beleid kunt u ons bereiken via:

Windels Andy
Handelsnaam: Windels Green & Deco Resin
Beukenlaan 8, 3930 Hamont-Achel, België
Tel: +32 11 75 33 19
E-mail: info@windelsgreen-decoresin.com
Ondernemingsnummer (BE): 0803.859.883